Ketika akan melakukan komunikasi melalui email yang sifatnya resmi, maka perlu cara menulis email formal.Tujuannya tentu agar komunikasi bisa berlangsung secara efektif dan nampak profesional.
Banyak orang yang tidak sadar, jika email yang buruk penulisannya akan berdampak buruk juga pada imej penulisnya. Khususnya ketika membuat email yang sifatnya resmi dan menggunakan gaya tulisan chatting yang ditambahi banyak emoticon.
Perlu diketahui, bahwa email formal yang ditulis dengan asal-asalan akan membuat si penerima enggan membaca isi email sampai tuntas dan kemungkinan besar email tidak akan dibalas.
Terkadang, pada saat menulis email formal, kebanyakan dari kita juga terjebak dengan gaya penulisan yang panjang dan bertele-tele. Banyak alasan yang mendasarinya, salah satunya karena merasa tertekan atau takut dipandang tidak sopan, jadi memanjang-manjangkan kalimat dengan kata-kata yang tak perlu. Dan hal ini dialami oleh banyak orang.
Pada kenyataannya, menulis dengan menggunakan kata-kata yang terlalu baik juga akan menjadikan isi email tidak efektif. Semakin banyak kata yang digunakan, maka semakin malas pula orang membacanya. Apalagi jika isi email berbelit-belit, hingga poin dari isi email tidak tersampaikan.
Menurut penellitian Sendmail.com, ditemukan sekitar 64% dari orang yang mengirim dan menerima email mengalami salah paham dan kebingungan yang tidak disengaja. Hal ini disebabkan karena banyaknya jumlah email yang dikirim dan diterima.
Maka dari itu ,menulis email formal secara efektif penting dilakukan untuk menghindari miss komunikasi, agar proses pembuatan dan membaca email tidak memerlukan waktu yang lama.
Lalu bagaimana cara menulis email formal yang baik?
Cara Menulis Email Formal
Untuk menulis email yang benar, pastikan Anda sudah memiliki akun pada penyedia email seperti Gmail, Yahoo, ataupun Outlook. Namun pada artikel ini kita akan menggunakan Gmail sebagai contoh.
Jangan khawatir, meski setiap penyedia email memiliki tampilan yang berbeda, namun dalam segi fitur hampir semua memiliki fungsi yang sama. Seperti pada Gmail untuk memulai menulis email Anda bisa klik tombol Compose / Tulis.
1. Ketahui Alamat Email Tujuan.
Jika Anda akan mengirim sebuah email. maka yang harus Anda ketahui adalah alamat email tujuan, yaitu email yang akan menerima email yang Anda kirim. Tanpa mengetahui alamat email tujuan, Anda tidak bisa mengirim email kepada orang lain.
Pada kolom To / Kepada isi dengan alamat email tujuan. Pada bagian kanan kolom terdapat pilihan CC (melakukan tembusan ke email lain agar diketahui si penerima email utama) dan BCC (tmelakukan tembusan ke email lain, agar tidak diketahui si penerima utama). Jika tidak akan melakukan tembusan email, maka bagian CC dan BCC bisa dilewati.
Pastikan alamat email tujuan ditulis dengan lengkap dan tidak salah.
2. Tulis Subject Email dengan Benar.
Setelah mengisi alamat email tujuan, langkah selanjutnya adalah menulis Subject / Judul email. Tugas Anda adalah membuat judul email yang sesuai dengan tujuan dari pengiriman email.
Dalam membuat judul email harus jelas. Judul harus mewakili tujuan dari isi email yang dibuat. Judul juga harus dibuat singkat dan padat. Tidak terlalu panjang. Pastikan subyek dibuat pendek namun representatif.
3. Tulis Salam Pembuka.
Menulis salam pembuka merupakan salah satu etika ketika dalam mengirim email, tujuannya agar terkesan lebih sopan. Untuk salam pembuka bentuknya tidak baku, bisa disesuaikan dengan kapasitas si penerima.
Berikut beberapa contoh salam pembuka formal yang umum digunakan.
Yth. Sdr. Jujun Junaedi
Jalan Gelatik Dalam X/151 A
Bandung 40133
—
Yth. Dr. Sudirman
Jalan Daksinapati 1000
Jakarta 13220
—
Yth. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia
Jalan Jenderal Sudirman
Jakarta
Berbeda jika Anda memiliki hubungan yang cukup dekat dengan si penerima, Anda bisa membuat salam pembuka yang lebih santai, seperti “Dear Mba Susan” atau bisa juga “Selamat Pagi/Siang/Sore”.
4. Menulis Isi Email dengan Efektif.
Setelah menambahkan salam pembuka, pada baris selanjutnya diisi dengan isi email, berisikan tujuan email buat. Dalam menulis isi email, pastikan Anda menggunakan kalimat yang efektif dan tidak bertele-tele.
Dalam menulis isi email sebaiknya memperhatikan beberapa hal berikut:
4.1. Hilangkan Kata-kata filler.
Saat menulis bagian isi email, perhatikan seberapa banyak menggunakan frase “menurut saya”. Betul, frase ini memang membuat tulisannya nampak lebih sopan, namun sebetulnya tidak diperlukan.
Jika Anda menulis email atas nama pribadi (bukan email siaran pers), maka semua yang Anda tulis merupakan buah pikiran Anda sendiri, jadi tidak perlu menambahkan kata “menurut saya”.
Ada banyak kata-kata “Filler” seperti ini yang sering kita gunakan. Seperti “benar-benar”, “bahwasanya”, “luar biasa”, “melalui email ini” dan masih banyak lagi, yang sekilas nampak seperti santun namun sebenarnya membosankan. Jangkan dalam sebuah email, mendengar langsung kata-kata seperti ini secara langsung membuat bosan.
Ada tips yang bisa Anda praktikan agar bisa mengidentifikasi filer, yaitu dengan memperhatikan dimana saja Anda meletakan tanda koma. Karena tanda koma sering kali muncul setelah filler. Intinya jika menjumpai kata-kata tidak perlu, jangan ragu untuk menghapusnya.
4.2. Gunakan bullet point.
Menulis kalimat yang lengkap dan padat konteks memang bai, namun ada kalanya hal itu tidak perlu dilakukan dalam menulis email. Karena yang terpenting adalah bisa menyampaikan maksud secara ringkas dan cepat. Bisa jadi si penerima harus membaca banyak email setiap harinya, jadi ia tidak punya waktu untuk hal yang bertele-tele.
Dengan menggunakan bullet point bisa membantu Anda menjelaskan tujuan email dengan singkat dan jelas. Namun bukan berarti Anda mengganti semua bagian email dengan bullet point. Gunakan bullet point dengan jumlah yang tepat, dengan begitu Anda bisa meringkas tulisan dan bisa terlihat lebih tapi tanpa mengurangi informasi.
4.3. Tambahkan Referensi.
Bisa jadi beberapa informasi yang ingin Anda sampaikan dalam email sudah ada di tempat lain. Jika iya, Anda tidak perlu menulis ulang semua informasi tersebut. Khususnya jika untuk informasi yang cukup panjang. Dengan mencoba merangkumnya dalam email bisa membuat bias informasi yang ingin disampaikan.
Anda bisa mencantumkan referensi pada si penerima, bisa dalam bentuk attachment, tautan menuju website tertentu, atau dalam bentuk lain. Jika diperlukan, referensi berupa fila juga bisa dengan mudah ditambahkan dalam email.
4.4. Menulis Tanpa Basa-basi.
Beberapa orang merasa bahwa memulai isi email formal dengan pembicaraan ringan merupakan bagian dari sopan santun yang tidak boleh terlewatkan. Namun kebanyakan obrolan ringan ini sering terabaikan, karena memang bukan bagian penting.
Anda boleh menambahkan kalimat sapaan secukupnya, seperti “Semoga hari Anda menyenangkan”. Tidak perlu terlalu panjang dan lebih detail dari itu.
5. Menulis Penutup.
Setelah selesai membuat bagian isi, selanjutnya Anda bisa menuliskan penutup email yang dibuat, bisa seperti “Hormat Saya”, “Regards”, “Terima kasih,” atau bisa disesuaikan dengan keperluan.
Tips Menulis Email Formal
Setelah membaca tahapan menulis email formal, kini yang kita bahas adalah beberapa tips menulis email, agar kelihatan lebih profesional.
1. Jangan gunakan bahasa Inggris jika tidak menguasai bahasa Inggris Formal.
Sekilas memang terlihat keren menulis email menggunakan Bahasa Inggris, namun hal ini bisa membuat reputasi Anda jelek. Kenapa? Karena jika bahasa Inggris Anda tidak mempuni dan tetap memaksa menulis menggunakan bahasa Inggris, akan terkesan Anda serampangan. Dan parahnya si penerima bisa mengganggap Anda tidak profesional.
2. Satu paragraf = satu point pesan.
Email bukan chat atau cerpen, penulisannya harus singkat, padat, dan jelas. Jadi jika harus menulis sedikit panjang dalam bentuk paragraf, pastikan dipisah dalam beberapa paragraf efektif, dan pastikan setiap paragraf menjelaskan satu poin saja.
3. Gunakan Bahasa baku.
Seperti yang dijelaskan pada pembahasa sebelumnya. Dalam menulis email formal, sebaiknya menggunakan Bahasa Indonesia yang formal juga. Hindari penggunaan bahasa gaul, bahasa singkat-singkatan atau bahasa alay.
4. Hindari Penggunaan Emoticons.
Sekilas penggunaan emotiocon ketawa atau senyum memang sering digunakan dalam percakapan pesan. Tapi tidak boleh dilakukan pada email formal yang akan dikirim ke osen, klien, apalagi bos. Karena bisa memberikan kesan bahwa Anda tidak profesional dan kekanank-kanakan.
5.Perhatikan penempatan huruf kapital dan tanda baca.
Jika memang diperlukan menggunakan tanda seru dan tanda tanya, pastikan hanya menambahkan satu pada akhir kalimat. Jika menggunakan kedua tanda baca tersebut lebih dari satu kali itu terkesan tidak sopan.
Menulis semua bagian email dengan huruf kapital akan membuat kesan Anda kasar dan emosional. Jadi hindari penggunaan huruf kapital berlebih.
6. Jangan langsung kirim, koreksi lagi.
Sebelum email dikirim, sempatkan untuk melakukan pengecekan dan mengedit kembali jika terdapat kesalahan. Karena begitu email terkirim, maka tidak akan bisa dikoreksi kembali.
Pada praktiknya, Anda bisa menyesuaikan semua hal, dan setiap orang yang berbeda memiliki cara komunikasi yang berbeda pula. Namun yang terpenting berusaha untuk menulis email dengan cara yang efektif dan efesien. Dengan terus belajar, kualitas tulisan lambat laun akan semakin baik. Semoga bermanfaat.
Artikel ini merupakan rangkungan dari beberapa artikel id.techinasia.com, bukugue.com, idntimes.com.
